Sinds 1 januari 2026 moet elk in België gevestigd, btw-plichtig taxibedrijf zijn B2B-facturen versturen en ontvangen als gestructureerde e-facturen via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail geldt niet langer als geldige factuur tussen ondernemingen. Wie niet in orde is, riskeert administratieve boetes van 1.500 tot 5.000 euro.
Laatst bijgewerkt: juni 2026
Wat is Peppol en wat verandert er voor taxibedrijven?
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een beveiligd Europees netwerk waarmee ondernemingen facturen rechtstreeks van software naar software uitwisselen in een vast, gestructureerd formaat. Voor een taxibedrijf betekent dit dat een factuur aan een zakelijke klant geen pdf of papier meer is, maar een gestructureerd databestand (Peppol BIS) dat de boekhouding van je klant automatisch inleest. Die verplichting legt de FOD Financiën op aan alle btw-plichtige ondernemingen.
De e-factuur volgt het Europese formaat Peppol BIS Billing 3.0, dat voldoet aan de norm EN 16931. Concreet verandert er voor jou dit:
- Zakelijke ritten (B2B): facturen aan bedrijven, hotels, ziekenhuizen, mutualiteiten of overheden (denk aan leerlingenvervoer of niet-dringend ziekenvervoer) moeten via Peppol.
- Ritten voor particulieren (B2C): een rit die je aan een privépersoon factureert, mag via e-mail of papier blijven. Peppol is daar niet verplicht.
- Geen pdf meer voor B2B: een pdf-factuur per e-mail naar een zakelijke klant is sinds 2026 geen geldige factuur meer.
Vanaf wanneer is e-facturatie via Peppol verplicht voor taxibedrijven?
De verplichting geldt sinds 1 januari 2026 en staat in de wet van 6 februari 2024, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 20 februari 2024. Er is wel een tolerantieperiode voor de eerste drie maanden van 2026: tot en met 31 maart 2026 legt de FOD Financiën geen boetes op, op voorwaarde dat je kan aantonen dat je je tijdig en redelijk hebt voorbereid.
Die tolerantie is geen uitstel van de verplichting zelf. Ze geldt enkel als je aantoonbaar stappen hebt gezet, bijvoorbeeld software besteld of je boekhouder gecontacteerd, maar nog met praktische of technische problemen zit. De taxifederatie GTL bevestigde deze tolerantieperiode ook expliciet voor de taxisector. Elk dossier wordt apart beoordeeld, dus stel je aansluiting niet uit.
Voor wie geldt de Peppol-verplichting precies?
De verplichting geldt voor elke in België gevestigde, btw-plichtige onderneming die B2B-facturen uitreikt of ontvangt, ongeacht grootte, sector of rechtsvorm. Een taxichauffeur met een eenmanszaak, een zaak in bijberoep of een onderneming onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt er dus net zo goed onder als een groot taxibedrijf.
Veel taxichauffeurs denken onterecht dat ze vrijgesteld zijn omdat ze klein zijn of geen btw aanrekenen. Dat klopt niet: ook wie van de vrijstellingsregeling geniet, moet B2B via Peppol factureren. De echte uitzonderingen zijn beperkt.
| Situatie | Verplicht via Peppol? | Toelichting |
|---|---|---|
| Taxibedrijf dat zakelijke ritten factureert | Ja | Btw-plichtig en gevestigd in België. |
| Taxichauffeur in bijberoep | Ja | Hoofd- of bijberoep maakt geen verschil. |
| Vrijstellingsregeling kleine onderneming (omzet tot 25.000 euro) | Ja | Vrijgesteld van btw aanrekenen, niet van e-facturatie. |
| Factuur aan een particulier (B2C) | Nee | Mag via e-mail of papier blijven. |
| Onderneming met enkel vrijgestelde handelingen (art. 44 WBTW) | Nee | Bijvoorbeeld bepaalde medische diensten. |
| Buitenlandse onderneming zonder vaste inrichting in België | Nee | Valt buiten de Belgische verplichting. |
Moet ik als taxibedrijf ook e-facturen kunnen ontvangen?
Ja. De verplichting werkt in twee richtingen: je moet vanaf 2026 gestructureerde e-facturen kunnen versturen en kunnen ontvangen via Peppol. Zelfs als je vooral particulieren vervoert en weinig zakelijk factureert, sturen je leveranciers (brandstof, garage, verzekeraar, softwareleverancier) hun facturen voortaan via Peppol. Zonder aansluiting kan je die niet meer ontvangen.
Om e-facturen te versturen en te ontvangen heb je software nodig die is aangesloten op een Peppol access point. Dat kan je boekhoudpakket zijn, een facturatieprogramma of een gespecialiseerde dienst. Je registreert je onderneming eenmalig met je ondernemingsnummer op het Peppol-netwerk, daarna verloopt het factuurverkeer automatisch.
Welke boetes en kosten riskeer ik zonder Peppol?
Wie na de tolerantieperiode nog geen e-facturen kan versturen of ontvangen, riskeert een administratieve geldboete van 1.500 euro voor een eerste overtreding, 3.000 euro voor een tweede en 5.000 euro vanaf de derde overtreding. Daartegenover staan twee fiscale voordelen die de overstap een stuk goedkoper maken.
| Overtreding | Administratieve boete |
|---|---|
| Eerste overtreding | 1.500 euro |
| Tweede overtreding | 3.000 euro |
| Derde en volgende overtreding | 5.000 euro |
De kosten om in orde te komen vallen mee, zeker dankzij twee fiscale stimulansen voor wie investeert in e-facturatie:
- 120% kostenaftrek: kleine vennootschappen en zelfstandigen mogen voor de aanslagjaren 2024 tot en met 2027 een verhoogde aftrek van 120% toepassen op de abonnementskosten van facturatiesoftware en op advieskosten. Een softwareabonnement zoals dat van Ridebase valt onder die categorie.
- 20% investeringsaftrek: sinds 1 januari 2025 geldt voor kmo's een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen.
De FOD Financiën bevestigt beide maatregelen. De verhoogde kostenaftrek van 120% geldt enkel voor abonnementsformules en advieskosten, niet voor afschrijvingen.
Hoe maak je als taxibedrijf een Peppol-factuur van je ritten?
Je hebt software nodig die je afgeronde ritten omzet in een factuur in het Peppol BIS-formaat en je toegang geeft tot een access point. In de praktijk maak je de factuur in je rit- of facturatiesoftware, controleer je het btw-tarief en verstuur je het gestructureerde bestand via je boekhoudpakket of access point naar je klant.
Ridebase is taxisoftware die net die stap automatiseert. Uit je afgeronde ritten maakt Ridebase facturen aan in het Peppol BIS 3-formaat (EN 16931), met:
- het verlaagde btw-tarief van 6% voor personenvervoer dat automatisch wordt toegepast;
- automatische factuurnummering volgens je eigen formaat;
- de btw- en facturatiegegevens van je klant (KBO, btw-nummer, adres) correct ingevuld in de e-factuur;
- een export per factuur of als ZIP van meerdere facturen tegelijk.
Eerlijk en belangrijk: Ridebase genereert de conforme e-factuur, de eigenlijke verzending over Peppol verloopt via je boekhoudpakket of access point. Je downloadt het XML-bestand en importeert het daar. Zo combineer je je ritplanning, je boekingen en je facturatie in één systeem, zonder ritgegevens manueel over te tikken.
Wil je zien hoe dat werkt? Bekijk hoe Ridebase werkt en vraag een demo aan. Start je net een taxibedrijf op, lees dan ook ons stappenplan over een taxibedrijf opstarten in België. Wil je vooral beter gevonden worden door klanten in je regio? Zet je zaak gratis op onze taxi directory.
Veelgestelde vragen over Peppol-facturatie voor taxibedrijven
Is een pdf-factuur in 2026 nog geldig voor een taxibedrijf?
Voor facturen aan zakelijke klanten (B2B) niet meer. Sinds 1 januari 2026 is een pdf per e-mail geen geldige B2B-factuur, je moet een gestructureerde e-factuur via Peppol sturen. Voor ritten die je aan particulieren factureert, blijft een pdf of papieren factuur wel toegelaten.
Geldt Peppol ook voor een taxichauffeur in bijberoep of met btw-vrijstelling?
Ja. De verplichting hangt niet af van je statuut of omzet. Een taxichauffeur in bijberoep en een onderneming onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (omzet tot 25.000 euro) moeten allebei B2B via Peppol factureren. De vrijstelling slaat op het aanrekenen van btw, niet op e-facturatie.
Moet ik ritten voor particulieren ook via Peppol factureren?
Nee. Facturen aan privépersonen (B2C) vallen buiten de Peppol-verplichting en mogen via e-mail of papier. Factureer je een rit aan een bedrijf, hotel, ziekenhuis of overheid, dan moet dat wel via Peppol.
Welk btw-tarief geldt voor een taxirit?
Personenvervoer met een taxi valt onder het verlaagde btw-tarief van 6%. Dat tarief reken je aan op de rit zelf. Software zoals Ridebase past dit tarief automatisch toe op je e-factuur.
Wat kost e-facturatie via Peppol en zijn er fiscale voordelen?
De kost beperkt zich meestal tot een software-abonnement of een toeslag op je bestaande pakket. Kleine vennootschappen en zelfstandigen mogen voor de aanslagjaren 2024 tot en met 2027 een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen op die abonnements- en advieskosten, plus sinds 2025 een investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen.
Wat als ik op 1 januari 2026 nog niet klaar was met Peppol?
Voor de eerste drie maanden van 2026 (tot en met 31 maart) legt de FOD Financiën geen boetes op als je kan aantonen dat je je tijdig en redelijk hebt voorbereid. Daarna riskeer je boetes van 1.500 tot 5.000 euro per overtreding. Sluit je dus zo snel mogelijk aan.