Algemene voorwaarden

1. Partijen en aanvaarding

1.1. Deze algemene voorwaarden (de "Voorwaarden") zijn van toepassing op elk gebruik van het Ridebase-platform, aangeboden door Özdemir Halil, handelend onder de commerciële benaming Ridebase, met maatschappelijke zetel te Nachtegaallaan 22, 9160 Lokeren, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1041.895.113, BTW BE 1041.895.113 ("Ridebase", "wij").

1.2. De klant is de onderneming die een abonnement op het Platform afsluit (de "Klant"). Het Platform is uitsluitend bestemd voor professioneel gebruik door ondernemingen (B2B). Consumenten kunnen geen Klant zijn.

1.3. Door het onboardingproces te doorlopen en deze Voorwaarden te aanvaarden, komt een overeenkomst tot stand tussen Ridebase en de Klant (de "Overeenkomst"). Aanvaarding gebeurt digitaal via de bevestigingsprocedure beschreven in artikel 4.

1.4. Afwijkende voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk door Ridebase aanvaard.

2. Definities

• Platform: de Ridebase-software-as-a-service voor taxiondernemingen, inclusief het dashboard, het boekingsformulier, de website en bijhorende diensten.
• Gebruiker: elke natuurlijke persoon die namens de Klant toegang heeft tot het Platform (bv. dispatchers, chauffeurs, beheerders).
• Reizigersgegevens: persoonsgegevens van passagiers en opdrachtgevers van de Klant die via het Platform worden verwerkt.
• Verwerkersovereenkomst: de verwerkersovereenkomst (DPA) die als bijlage integraal deel uitmaakt van deze Voorwaarden.
• Abonnement: het door de Klant gekozen tariefplan met de bijhorende functionaliteiten en limieten.

3. Omvang van de dienst

3.1. Ridebase biedt het Platform aan als een clouddienst (SaaS). De functionaliteiten en limieten per tariefplan worden beschreven op de website en kunnen evolueren.

3.2. Ridebase levert een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis. Ridebase biedt geen Service Level Agreement (SLA) en geen uptime-garantie. Ridebase streeft naar een hoge beschikbaarheid, maar het Platform wordt geleverd "as is" en "as available".

3.3. Ridebase mag onderhoud uitvoeren aan het Platform. Gepland onderhoud met verwachte impact wordt waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aangekondigd.

3.4. Ridebase mag het Platform doorlopend verbeteren en wijzigen, op voorwaarde dat de kernfunctionaliteit van het gekozen Abonnement niet wezenlijk vermindert tijdens de lopende abonnementsperiode.

3.5. Ondersteuning wordt geleverd via info@ridebase.be tijdens Belgische werkdagen, zonder gegarandeerde reactietermijnen.

4. Onboarding en bevestiging

4.1. Tijdens de onboarding ontvangt de Klant een e-mail met een samenvatting van het gekozen Abonnement en links naar deze Voorwaarden, de Verwerkersovereenkomst en het privacybeleid.

4.2. De Overeenkomst komt tot stand op het ogenblik dat de tekenbevoegde vertegenwoordiger van de Klant de bevestiging digitaal aanvaardt. Ridebase registreert daarbij het tijdstip, het IP-adres en de versie van de aanvaarde documenten als bewijs van aanvaarding.

4.3. De Klant garandeert dat de persoon die de bevestiging uitvoert bevoegd is om de Klant te verbinden.

5. Toegang, accounts en verantwoordelijkheden van de Klant

5.1. De Klant is verantwoordelijk voor het beheer van zijn Gebruikers, hun toegangsrechten en de vertrouwelijkheid van inloggegevens. Handelingen via een account van de Klant worden geacht door de Klant te zijn verricht.

5.2. De Klant staat in voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de gegevens die hij via het Platform invoert of laat invoeren, met inbegrip van Reizigersgegevens.

5.3. De Klant gebruikt het Platform uitsluitend voor zijn eigen taxionderneming en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, met inbegrip van de taxiregelgeving en fiscale verplichtingen.

5.4. Het is de Klant niet toegestaan: a) het Platform te gebruiken om wettelijke registratie- of rapporteringsverplichtingen (waaronder de Chiron-rittenregistratie) te omzeilen of te vervalsen; b) het Platform door te verkopen, te verhuren of ter beschikking te stellen van derden; c) de beveiliging van het Platform te testen, te omzeilen of te verstoren, of geautomatiseerd grote hoeveelheden gegevens te extraheren; d) het Platform te gebruiken voor onwettige doeleinden.

5.5. Bij ernstige schending van dit artikel mag Ridebase de toegang geheel of gedeeltelijk schorsen na voorafgaande kennisgeving, behalve wanneer onmiddellijke schorsing noodzakelijk is ter bescherming van het Platform of derden.

6. Chiron en wettelijke rapportering

6.1. Het Platform biedt ondersteuning voor de aanlevering van ritgegevens aan de Chiron-databank van de Vlaamse overheid. De Chiron-databank is een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke; Ridebase treedt hierbij louter op als technisch doorgeefluik in opdracht van de Klant.

6.2. De Klant blijft zelf en als enige verantwoordelijk voor de naleving van zijn wettelijke registratie- en rapporteringsverplichtingen. Ridebase garandeert niet dat het gebruik van het Platform volstaat om aan die verplichtingen te voldoen.

7. Prijzen, facturatie en betaling

7.1. De prijzen van de Abonnementen staan gepubliceerd op de website en zijn exclusief BTW.

7.2. Abonnementen worden vooraf gefactureerd per gekozen periode (maandelijks of jaarlijks) en betaald via de aangeboden betaalmethodes (o.a. Stripe).

7.3. Bij niet-betaling mag Ridebase, na herinnering en een redelijke termijn, de toegang tot het Platform schorsen tot de betaling is ontvangen. Schorsing ontslaat de Klant niet van zijn betalingsverplichting.

7.4. Ridebase mag de prijzen wijzigen. Prijswijzigingen worden minstens dertig (30) dagen vóór de eerstvolgende verlenging aangekondigd en gelden pas vanaf die verlenging. Indien de Klant niet akkoord gaat, kan hij opzeggen overeenkomstig artikel 8.

8. Duur, verlenging en beëindiging

8.1. Het Abonnement loopt voor de gekozen periode (één maand of één jaar) en wordt telkens stilzwijgend verlengd met eenzelfde periode.

8.2. Er geldt geen minimale contractduur buiten de lopende abonnementsperiode. De Klant kan het Abonnement op elk moment opzeggen via het Platform of schriftelijk; de opzegging gaat in op het einde van de lopende abonnementsperiode. Reeds betaalde bedragen voor de lopende periode worden niet terugbetaald.

8.3. Ridebase kan de Overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van drie (3) maanden tegen het einde van de lopende abonnementsperiode, of met onmiddellijke ingang bij ernstige wanprestatie van de Klant die niet wordt rechtgezet binnen veertien (14) dagen na ingebrekestelling.

8.4. Bij beëindiging, om welke reden ook, eindigt de toegang tot het Platform op de einddatum.

9. Gegevensexport bij beëindiging

9.1. Tot dertig (30) dagen na de einddatum kan de Klant een export van zijn gegevens (ritten, klanten, facturatiegegevens) opvragen in een gangbaar machineleesbaar formaat.

9.2. Na afloop van deze termijn verwijdert of anonimiseert Ridebase de gegevens van de Klant overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst, behoudens gegevens die Ridebase wettelijk langer moet bewaren.

10. Intellectuele eigendom

10.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, de software, de documentatie en de huisstijl berusten bij Ridebase of haar licentiegevers. De Klant verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst.

10.2. De gegevens die de Klant invoert blijven eigendom van de Klant. Ridebase verkrijgt het recht deze te verwerken voor zover nodig voor de uitvoering van de Overeenkomst.

10.3. Ridebase mag geaggregeerde en geanonimiseerde gebruiksgegevens gebruiken voor de verbetering van het Platform en voor statistische doeleinden.

11. Vertrouwelijkheid

11.1. Partijen behandelen alle niet-publieke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst over elkaar verkrijgen vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst.

11.2. Deze verplichting blijft gelden tot twee (2) jaar na het einde van de Overeenkomst.

12. Gegevensbescherming

12.1. Voor de verwerking van Reizigersgegevens treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke en Ridebase als verwerker in de zin van de AVG/GDPR. Deze verwerking wordt geregeld door de Verwerkersovereenkomst, die als bijlage integraal deel uitmaakt van deze Voorwaarden.

12.2. Voor de gegevens van de Klant zelf (contactgegevens, facturatie, accountbeheer) treedt Ridebase op als verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in het privacybeleid op de website.

12.3. De Klant is er zelf voor verantwoordelijk om zijn passagiers correct te informeren over de verwerking van hun gegevens. Ridebase stelt daarvoor een modeltekst ter beschikking via het boekingsformulier.

13. Aansprakelijkheid

13.1. De totale aansprakelijkheid van Ridebase per contractjaar, uit welke hoofde ook, is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het schadegeval effectief aan Ridebase heeft betaald. De gezamenlijke aansprakelijkheid van Ridebase over de volledige duur van de overeenkomst is in elk geval beperkt tot het totaal van de bedragen die de Klant in de vierentwintig (24) maanden voorafgaand aan het schadegeval effectief aan Ridebase heeft betaald.

13.2. Ridebase is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van cliënteel, reputatieschade of verlies van gegevens die de Klant redelijkerwijs zelf had kunnen exporteren of back-uppen.

13.3. Ridebase is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit: a) onjuist of onrechtmatig gebruik van het Platform door de Klant of zijn Gebruikers; b) onjuiste of onvolledige gegevens ingevoerd door de Klant; c) storingen of tekortkomingen van diensten van derden (waaronder hostingproviders, betaaldiensten en de Chiron-databank), onverminderd artikel 13.5; d) overmacht zoals bepaald in artikel 14.

13.4. De beperkingen in dit artikel gelden niet in geval van opzet, bedrog of zware fout van Ridebase, evenmin bij overlijden of lichamelijk letsel, noch in gevallen waarin de wet een beperking niet toestaat.

13.5. Indien de Klant zelf mede aan de oorzaak van de schade heeft bijgedragen, wordt de aansprakelijkheid van Ridebase evenredig verminderd.

13.6. Elke vordering tegen Ridebase vervalt indien zij niet binnen zes (6) maanden na het ontstaan van de schade schriftelijk is gemeld.

14. Overmacht

14.1. Ridebase is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is door overmacht. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: storingen van internet- of telecommunicatie-infrastructuur, storingen of wijzigingen bij toeleveranciers en subverwerkers, cyberaanvallen (zoals DDoS-aanvallen), stroomstoringen, overheidsmaatregelen, pandemieën en stakingen.

14.2. Indien een overmachtssituatie langer dan zestig (60) dagen aanhoudt, mag elke partij de Overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding.

15. Wijziging van deze Voorwaarden

15.1. Ridebase mag deze Voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden minstens dertig (30) dagen vóór inwerkingtreding per e-mail aangekondigd.

15.2. Indien de Klant een wezenlijke wijziging niet aanvaardt, kan hij de Overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging in werking treedt. Voortgezet gebruik na inwerkingtreding geldt als aanvaarding.

16. Algemene bepalingen

16.1. Indien een bepaling van deze Voorwaarden nietig of niet-afdwingbaar is, blijven de overige bepalingen onverkort gelden. De nietige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die het beoogde doel zo dicht mogelijk benadert.

16.2. De Klant mag de Overeenkomst niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Ridebase. Ridebase mag de Overeenkomst overdragen in het kader van een overdracht van haar onderneming of activiteiten, mits kennisgeving aan de Klant.

16.3. Het niet afdwingen van een bepaling geldt niet als afstand van recht.

16.4. Kennisgevingen gebeuren geldig per e-mail aan het door elke partij opgegeven e-mailadres.

17. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

17.1. Op deze Voorwaarden en de Overeenkomst is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.

17.2. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen (ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Dendermonde), onverminderd dwingende bevoegdheidsregels. Partijen proberen een geschil eerst minnelijk op te lossen.

18. Bijlagen

De volgende bijlagen maken integraal deel uit van deze Voorwaarden:

• Bijlage 1: Verwerkersovereenkomst, met inbegrip van haar eigen bijlagen (verwerkingsregister, subverwerkers, beveiligingsmaatregelen).